6 señales que indican que tu empresa necesita un ERP.

En un mercado cada vez más saturado y competitivo, tener una gestión empresarial eficiente implica una gran ventaja para las empresas. Es muy importante que se invierta en recursos y herramientas que permitan lograr un crecimiento rápido y eficiente.

La mayoría de las empresas comienzan su vida utilizando herramientas simples e independientes para gestionar diferentes procesos. Pero a medida que se logra un crecimiento empresarial, las hojas de cálculo de Excel y sistemas administrativos, ya no son suficientes para soportar la operatividad diaria. Es allí que se hace necesario obtener herramientas más eficientes y competitivas.

Es muy importante que la información suministrada por los sistemas, sean lo suficientemente poderosos para tomar las decisiones correctas que optimicen procesos y aumenten la productividad.

Pero, ¿Qué es el ERP?

Sus siglas en inglés, significan Enterprise Resource Planning, que se traduce al español como Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Es un software de gestión que reúne información de todas las áreas de una empresa (administración, recursos humanos, comercial, gerencia, logística, marketing) y las gestiona en un entorno colaborativo con una base de datos única.

En su nivel más básico, el ERP ayuda a gestionar de forma eficiente todos los procesos de las diferentes áreas en un sistema integrado.

Un sistema de ERP está compuesto por módulos integrados. Cada uno se enfoca en un área del negocio, pero todos trabajan juntos usando los mismos datos. También admiten requisitos específicos del rubro al que pertenece la empresa, ya sea como parte de la funcionalidad central del sistema o a través de extensiones de aplicaciones que se integran.

¿Cómo saber si es el momento para invertir en un ERP?

Te compartimos 6 señales que indican que tu empresa requiere de una solución más robusta que le permita seguir creciendo.

#1 Tu negocio está creciendo.

Es normal que después de cierto tiempo, las empresas comiencen a tener un crecimiento y necesiten evolucionar para seguir en el mercado. Estos cambios van acompañados de tecnología y procesos más eficaces.

La evolución trae consigo muchos retos que se deben superar. Uno de ellos es el manejo de la información a medida que aumenta su cantidad. En sus primeros pasos, es normal que las empresas crezcan de forma desorganizada. Esto se puede sostener durante cierto tiempo, sin embargo, llega un punto de inflexión donde precisan mejorar procesos.

Es aquí donde se hace evidente la necesidad del uso de un sistema ERP, que ayuda a restructurar procesos empresariales para darle sostenibilidad y futuro a la actividad.

#2 Un software diferente para cada proceso.

La falta de información centralizada es la segunda señal.

Si tu empresa se basa en hojas de cálculo y softwares diferentes para cada uno de los procesos (por ejemplo, uno para facturación, uno clientes, otro para el stock), muy probablemente derive en información independiente que no se comparte entre las diferentes áreas, y en dificultad para cuantificar el margen de ventas promedio, así cómo KPIs y otras métricas.

Cuando esto sucede, es muy probable que exista un mayor margen de error en la captura y procesamiento de información, además de no poder acceder a ella en tiempo real. Esto da como resultado una baja eficiencia y altos costos operativos. Sin datos precisos de contabilidad, stock, ventas, y demás, es muy difícil tener una visión del estado del negocio.

Piense unos minutos cómo los empleados registran, rastrean y procesan la información. ¿El personal de administración usa un sistema para cuentas por cobrar y por pagar, y el área comercial usa otro para gestionar clientes? ¿Los empleados del depósito utilizan una solución diferente para la logística?

Un ERP integra la información de todas las áreas alojándola en una misma plataforma y base de datos única, lo que te permitirá contar con datos más precisos y en tiempo real. Esto ayuda a tomar mejores decisiones, más rápidamente y libera tiempo para trabajar en tareas de mayor valor para su empresa.

#3 Difícil acceso a la información útil.

Otro de los signos que indican que es momento de implementar un sistema ERP, es cuando los encargados de tomar decisiones no cuentan con información justo a tiempo, lo que deriva en decisiones tardías y poco efectivas.

Seguramente, hoy en día en su empresa, los altos cargos deben esperar un reporte en Excel para poder visualizar el estado actual del negocio, para luego tomar la decisión que mejor impacto genere.

Con un ERP se obtiene una visión completa e integral de la empresa en cualquier momento, con información actualizada y 100% confiable.

#4 La gestión contable se lleva de forma lenta y complicada.

Si las actividades diarias en el área administrativa incluyen facturas, órdenes de venta, seguimiento de cobranza, en papel, planillas o en sistemas que no facilitan la obtención de información, es momento de que consideres cuánto tiempo se está malgastando en tareas que podrían optimizarse con una herramienta tecnológica.

Los reportes financieros requieren tiempo en consolidar información de distintas fuentes, conciliar datos o recolectarlos de manera manual. Con un ERP, el equipo de trabajo puede ser más productivo al procesar de manera sencilla la información. Este software puede realizar operaciones en segundos, lo que una persona le toma horas para hacer.

#5 Tu nivel de servicio a clientes ha disminuido y las ventas están bajando.

La calidad de servicio y el cumplimiento hacia el cliente es uno de los factores clave que define el éxito o fracaso de un negocio.

Cuando las ventas, el inventario y los datos del cliente se gestionan por separado, pueden haber serios problemas ya que existe el riesgo de no ofrecer al cliente el servicio que espera y esto cause una mala reputación para la empresa.

Al tener un sistema ERP, la comunicación es eficaz entre departamentos y se realiza una gestión correcta del inventario. Esto deriva en un servicio al cliente de excelencia, al conocer con exactitud el stock y poder cumplir los compromisos. Así también, colabora con los empleados del depósito para poder monitorear los niveles de mercadería y programar la recompra en el tiempo correcto.

Los vendedores deben poder responder a las preguntas de los clientes del estado de su compra o de la disponibilidad del producto sin tener que llamar y consultar a otra área.

La gestión de inventario puede ser fácil cuando el negocio es pequeño. Pero a medida que crecen las operaciones, se vuelve más complejo. Se necesita un sistema para monitorear y hacer un seguimiento para conocer la cantidad correcta de productos, en el momento adecuado y en la ubicación correcta, sin interrupciones.

#6 No hay procesos optimizados.

Es usual que cuando una empresa comienza a dar sus primeros pasos, una persona es la encargada de vender, registrar las operaciones y analizar los datos ya que el volumen es bajo. Sin embargo, cuando las operaciones comienzan a incrementarse gradualmente: el volumen de operaciones y la carga de tareas aumenta y el análisis de datos comienza a disminuir.

Cuando esto sucede, es una gran señal para implementar un Software ERP.

El ERP debe ser un aliado tecnológico del negocio. Brinda todas las herramientas necesarias para que se puedan procesar y analizar todas las operaciones, que se traducen en las decisiones que toman los responsables de cada empresa.

¿Por qué es importante el ERP?

El ERP, a veces llamado el sistema nervioso central de una empresa, brinda la automatización, integración e inteligencia esenciales para ejecutar eficientemente todas las operaciones diarias. Al ser una plataforma sola con una base de datos única aporta una fuente de verdad.

Administración lo requiere para gestionar cobranzas rápidamente. Ventas lo necesita para organizar todos los pedidos del cliente. Logística depende de él para manejar el stock eficientemente. Gerencia lo necesita para obtener visibilidad instantánea del rendimiento de la empresa y tomar decisiones oportunas.

Cinco beneficios clave del ERP.

Un buen sistema ERP ofrece numerosas ventajas:

• Mayor productividad: optimiza y automatiza procesos de negocio centrales. Colabora con las personas de la organización a hacer más con menos.

• Información centralizada: unifica la base de datos en una única fuente de verdad, para obtener respuestas rápidas a preguntas críticas.

• Informes en tiempo real: agiliza los informes y comparte los resultados fácilmente. Permite actuar en base a información estratégica para mejor el rendimiento en tiempo real.

• Reduzca el riesgo: maximiza la visibilidad y el control del negocio, garantiza el cumplimiento de los requisitos y previene riesgos.

• Agilidad mejorada: con operaciones eficientes y rápido acceso a la información actualizada, se puede identificar nuevas oportunidades y reaccionar a ellas.

Conclusión:

Los ERP son herramientas tecnológicas que ayudan a tu empresa a continuar su crecimiento y solidez en el mercado. Automatiza procesos para obtener información oportuna y confiable que sirvan para tomar decisiones más certeras y lograr niveles altos de rentabilidad.

Estos softwares no son sólo para grandes empresas, están pensadas para todo tipo de tamaño (pequeñas, medianas, grandes y multinacionales). También se puede obtener funcionalidades específicas para cada industria, independientemente del sector.

Saber detectar el momento en que su negocio requiere una solución ERP es vital para mantener la competitividad en el mercado y continuar con el crecimiento.

Si desea obtener información sobre sistemas ERP para su negocio, consultanos.